Informationsschreiben zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit diesem Schreiben möchten wir Sie über das Instrument des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) informieren – seine Ziele, Rechtsgrundlagen, Ablaufelemente und unterstützenden Ansprechpartner. Ziel ist es, Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber dabei zu unterstützen, gesundheitsbedingte Fehlzeiten zu reduzieren, Beschäftigte im Betrieb zu halten und arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.

1. Was ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das BEM ist ein Verfahren, mit dem Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber prüfen und gestalten, „wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann“.
Es gilt für alle Beschäftigten – unabhängig davon, ob sie eine Behinderung haben oder nicht. Das Verfahren zielt sowohl auf den Erhalt der Arbeitsfähigkeit als auch auf die Sicherung des Beschäftigungsverhältnisses.
Für Arbeitgeber bedeutet dies: Wenn innerhalb von zwölf Monaten eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen (gleich ob am Stück oder in Summe) vorliegt, besteht die Pflicht zur Prüfung des BEM-Verfahrens.

2. Rechtsgrundlagen und Beteiligte

  • Die zentrale Rechtsgrundlage ist das Neunte Sozialgesetzbuch (SGB IX, § 167 Abs. 2).
  • Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Arbeitgeber prüfen müssen, ob ein BEM angeboten werden soll. Wie genau dieses Verfahren gestaltet wird, bleibt bewusst offen, um eine flexible Umsetzung für unterschiedliche Unternehmen zu ermöglichen.
  • Nach Entscheidung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters können beteiligt sein:

    • die betroffene Mitarbeiterin bzw. der betroffene Mitarbeiter (nur mit ihrer/seiner Zustimmung) und ggf. mit einer Vertrauensperson (z.B. Angehörige, Rechtsanwalt etc.)

    • der Betriebsrat oder Personalrat / Interessenvertretung (§ 176 SGB IX)

    • bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung

    • Arbeits- oder Betriebsmediziner, bei Bedarf

    • bei Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben durch externe Rehabilitationsträger oder – bei schwerbehinderten Beschäftigten – die Integrations-/Inklusionsämter mit dem kommunalen Integrationsfachdienst)

Abbildung 1: Die einzelnen Bausteine des betrieblichen Gesundheitsmanagements (Datenschutz-Praxis.de)

3. Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden

Ein gut gestaltetes BEM-Verfahren bietet mehrere Chancen:

  • Erhalt wertvoller Mitarbeitendenkompetenz und Know-how im Unternehmen
  • Reduzierung von krankheitsbedingten Fehlzeiten und damit verbundener Kosten (z. B. Entgeltfortzahlung, Vertretungen)
  • Beitrag zu einem positiven Betriebsklima und zur Mitarbeiterbindung
  • Reduktion von Risiken im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Kündigungen: Zwar ist das BEM keine formale Voraussetzung für eine Kündigung, jedoch erhöht sich bei Nicht-Durchführung die Darlegungs- und Beweislast für den Arbeitgeber im Kündigungsverfahren. Mit dem BEM-Verfahren zeigt der Arbeitgeber seinen Willen zum Erhalt der Beschäftigung.
  • Für Mitarbeitende bietet das BEM-Verfahren die Chance, gemeinsam die individuelle Arbeitssituation zu verbessern.

4. Ablauf eines BEM-Verfahrens (typisch in fünf Schritten)

Laut Informationsangeboten lassen sich die Ablaufschritte wie folgt skizzieren:

  1. Anspruch feststellen: Prüfung, ob eine Arbeitsunfähigkeit von länger als sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten vorliegt (Arbeitgeber).
  2. Erstgespräch: Einladung der betroffenen Person, Erklärung des Verfahrens und zum Datenschutz, Einholung der Zustimmung der/des Beschäftigten, Besprechung des weiteren Vorgehens (Arbeitgeber).
  3. Situationsanalyse: Klärung von Ursachen der Arbeitsunfähigkeit (hierbei geht es explizit nicht um Offenlegungen von Diagnosen, medizinischen Befunden oder einer Medikamentenauflistung gegenüber dem Arbeitgeber, sondern um gesundheitliche Einschränkungen des betroffenen Mitarbeiters, die im Rahmen der durchgeführten Tätigkeit relevant sein können), Belastungen am Arbeitsplatz, gesundheitlichen Einschränkungen, Qualifikationen und Erwartungen der Beschäftigten.
  4. Maßnahmenvereinbarung und -umsetzung: Entwicklung von individuellen Maßnahmen (z. B. Arbeitsplatzanpassung, technische Hilfsmittel, Anpassung der Arbeitszeit, stufenweise Wiedereingliederung) sowie deren Umsetzung und Begleitung.
  5. Evaluation und Abschlussgespräch: Überprüfung, ob die Ziele erreicht wurden, ggf. Anpassung oder Abschluss des Verfahrens.

Abbildung 2: Die Prozesskette des BEM (aus dem LVR-Handlungsempfehlungen zum BEM)

Handlungsempfehlungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement – | LVR

Betriebliches Eingliederungsmanagement – BEM Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung | DGUV Publikationen

5. Zahlungen und Ansprüche während eines BEM-Verfahrens

  • Im Zeitraum einer ärztlich verordneten, stufenweisen Wiedereingliederung gilt der/die MitarbeiterIn als arbeitsunfähig. Eine (stufenweise) Wiedereingliederung ist keine Voraussetzung für ein BEM-Verfahren.
  • Die betroffene Mitarbeiterin bzw. der betroffene Mitarbeiter erhält weiterhin Krankengeld.
  • Der Urlaubsanspruch bleibt in vollem Umfang erhalten.
  • Der Urlaub sollte nicht im BEM-Zeitraum gewährt werden.

6. Unterstützende Stellen und externe Partner

  • Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV): bietet Orientierungshilfen, Publikationen zur praktischen Umsetzung von BEM. DGUV Publikationen
  • Deutsche Rentenversicherung (DRV): informiert über BEM und wie Unternehmen erkrankte Beschäftigte beim Wiedereinstieg unterstützen können. Deutsche Rentenversicherung
  • Bundesagentur für Arbeit (BA): bietet Arbeitgebern Informationen und Hinweise zu BEM. Bundesagentur für Arbeit
  • Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): beleuchtet BEM als systemischen Prozess – „Return to Work“ – und gibt Forschungs- und Praxisimpulse. BAuA
  • Verband Deutscher Betriebs- und Werksärzte (VDBW): hat Leitfäden zur arbeitsmedizinischen Begleitung von BEM herausgegeben. vdbw.de
  • Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH): etwa im Bereich Integrations- und Inklusionsämter wichtige Informationen zur Umsetzung von BEM. BIH

7. Empfehlungen für die praktische Umsetzung in Ihrem Unternehmen

  • Frühzeitig handeln: Bereits bei Anzeichen längerer oder wiederholter Fehlzeiten sollten Sie prüfen, ob ein BEM-Angebot sinnvoll ist – nicht erst nach formaler Frist.
  • Ein transparenter Ablauf und klare Kommunikation: Betroffene Beschäftigte sollten über Ziele, Ablauf und Datenschutz informiert werden.
  • Rechte und Beteiligung der Beschäftigten wahren: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig, die Zustimmung der Person ist notwendig und sie kann das Verfahren jederzeit beenden.
  • Individuelle Lösungen statt Standardmaßnahmen: Die Gestaltung des Verfahrens sollte auf die betrieblichen Rahmenbedingungen und individuellen Bedürfnisse abgestimmt sein.
  • Dokumentation und Evaluation: Halten Sie fest, welche Maßnahmen vereinbart wurden, wie deren Umsetzung lief und prüfen Sie regelmäßig den Erfolg.
  • Einbindung von Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit und betrieblichen Akteuren: Zum Beispiel Arbeitsmedizin, Sicherheitsbeauftragte, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung.
  • Nutzung externer Unterstützung: Ziehen Sie bei Bedarf die Rentenversicherung, die Unfallversicherungsträger oder das Integrations-/Inklusionsamt zur Beratung hinzu.

8. Rechtliche Hinweise und Risiken

  • Das BEM-Verfahren ist keine Garantie dafür, dass ein Arbeitsverhältnis dauerhaft erhalten bleiben kann. Es entbindet nicht automatisch vor einer (krankheitsbedingten) Kündigung.
  • Wird ein gesetzlich gebotenes Verfahren nicht korrekt durchgeführt, kann dies im Rahmen einer Kündigung (z. B. krankheitsbedingt) zu Nachteilen für den Arbeitgeber führen (z. B. erhöhte Darlegungs- und Beweislast).
  • Der Arbeitgeber ist nicht gezwungen, standardisierte Maßnahmen zu ergreifen, sondern muss im Rahmen des Verfahrens die individuellen Möglichkeiten prüfen –das BEM-Gespräch allein genügt nicht zwingend.
  • „Datensparsamkeitsprinzip“: Für jedes BEM-Verfahren ist eine eigenständige BEM-Akte anzulegen, die getrennt von der Personalakte geführt und aufbewahrt wird

9. Fazit

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein wertvolles Instrument, mit dem Sie sowohl Ihre Beschäftigten unterstützen als auch betriebliche Interessen sichern können. Es erfordert organisatorischen Aufwand, bietet aber zugleich klare Vorteile – für das Unternehmen, für die Mitarbeitenden und für das Arbeitsverhältnis insgesamt.

Wir empfehlen Ihnen, das Thema BEM gezielt in Ihre betriebliche Gesundheits- und Personalstrategie zu integrieren und sich ggf. frühzeitig externe Beratung zu holen (z. B. von Unfallversicherungsträgern, Rentenversicherung, Integrationsämtern).

Für Rückfragen oder zur Unterstützung bei der Umsetzung stehen Ihnen gern die genannten Institutionen zur Verfügung. Weiterführende Materialien finden Sie in unserem Downloadbereich (Checklisten, Leitfäden, Broschüren).

Mit freundlichen Grüßen

Das BAZ Bergisches Land e.V.

Anlage:

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